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电子邮件的时间管理技巧

  英文原文:Tips to Manage Incoming E-mail
  中文翻译:William Long
  中文译文:电子邮件的时间管理技巧

  朋友、同事、客户都告诉我,他们遇到的一个最大的问题之一就是管理他们信息过载的电子邮件。他们说,每个人都想从自己这里得到一些信息,因此,他们被大量电子邮件所困扰。你也在这里面挣扎吗?如果是的话,这里有一些小技巧,可以帮你在阅读和接收电子邮件的过程中节省一些时间。

  1. 限制工作时处理个人邮件

  不错,这看起来是个很难接受的方法,但这会帮助你关注重点工作,这样你可以优先完成你手头上的工作,剩下的时间就都由你自己分配了。

  2. 使用垃圾邮件过滤工具

  你的老板或者ISP可能已经购买了相应的软件,不过如果你使用的是自己的邮件系统,那么你需要一个垃圾邮件过滤工具以帮助你尽可能减少不需要的电子邮件。

  3. 使用文件夹来存储电子邮件

  收件箱不是用来存储邮件的,只是用来接受新邮件的,在你的邮件程序中创建文件夹来存储邮件,文件夹的名字要和你平时工作时候使用的文件夹一致。

  4. 修改邮件的标题来概括其内容

  你可以很容易就能够找到一些需要修改标题的电子邮件,例如:如果你收到一封标题是“更新”的邮件,要你给某人发送一个更新,你就应该更改标题为“送给张三的产品,更新于05年8月29日”,这一功能在大多数电子邮件程序里都有。

  5. 限制处理邮件的次数,控制在每天2至3次

  这样,你就可以更加专注、更有创造性、精神更为集中。

  6. 做为一般的规则,将处理电子邮件做为一项独立的任务来完成

  例外情况:如果你可以在一两分钟内回复或转发电子邮件,那么就立即处理,然后将邮件删除。否则,就等待以后的工作时间来处理。

  7. 将电子邮件以接收日期的方式排序

  换句话说,你要保证你的收件箱中最新的邮件总是位于顶部。

  8. 清空收件箱的五个步骤。以下是详细步骤:

  扫描所有的电子邮件,删除其中的垃圾邮件。一般的信箱可以过滤大部分垃圾邮件,但是无法过滤所有的垃圾邮件,你要学会如何识别垃圾邮件,这样你就可以不用浪费时间打开邮件或者感染病毒。

  扫描所有电子邮件,并删除垃圾邮件。虽然难以自动过滤掉所有垃圾邮件,但你可以学习如何认出垃圾邮件,这样你就不必浪费时间大可它。这些垃圾邮件的统统特性包括:发信人地址是一串随即的数字,主题有6个空格然后是数字,主题以三个感叹号结束。

  检查剩余的电子邮件,从后往前按重要性排序。阅读“高优先级”的邮件并将其放到“to do”的邮件夹中,接下来扫描“公报”及“新闻”邮件。

  如果一封电子邮件包含的内容你打算稍后作为参考,那么:a)将其拖曳到适当的电子邮件文件夹,或b)打印邮件,删除邮件,将文档存档。

  如果一封电子邮件要你进行操作:a)在日历上记录你的操作,然后b)删除邮件或者将其存档以供日后参考。

  如果检查完这封电子邮件后,你确定其在将来没有什么价值,那么就删除它。

  你接收到的电子邮件不可能越来越少,事实上,很多业内的专家都说电子邮件的负载已经降低了生产力,那么尝试上面的这些小技巧,看看能不能让你的电子邮件少起来。



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  本文地址:http://www.williamlong.info/archives/1002.html
  • 文章排行:
  • 2.petcon
  • 我的邮箱里基本除了垃圾邮件没有别的。。。。。。
  • 2007/8/10 21:39:07   支持(5)反对(2) 回复
  • 3.德里克
  • 怎么会有人这么没礼貌,是工作心烦了,还是作者得罪你了?看不惯可以不看嘛!!!!
  • 2007/8/10 21:55:19   支持(5)反对(2) 回复
  • 5.无聊发言
  • 10楼路过兄,你这么做好像没什么意义吧,难道也像我这么无聊,这里的评论都是通过js来展示的,蜘蛛眼里应该没有你,难道这样也算外链,williamlong的一帖一万人是这么做到的?
  • 2007/8/11 1:01:11   支持(7)反对(4) 回复
  • 6.heyi
  • 似乎不错。嘿嘿。还是使用Google的邮件服务。
  • 2007/8/11 10:06:29   支持(5)反对(3) 回复
  • 9.williamlong
  • 这两篇文章并不相同啊。
  • 2007/8/10 22:39:43   支持(5)反对(4) 回复
  • 10.与俺无关的俺
  • [URL]http://www.williamlong.info/archives/971.html [/URL]

    这个上面有一大部分是关于邮件的……
  • 2007/8/10 23:02:23   支持(5)反对(4) 回复
  • 11.Thisisfun
  • 习惯很重要吧。
    每天处理一次就够了,除非业务繁忙。
  • 2007/8/11 1:10:11   支持(5)反对(4) 回复
  • 12.郁祉峤
  • 看来你介绍的方法我大部分已经用过了,的确很不错。
    我每次看完邮件都要把邮件从“收件夹”放到“存档”里面,很重要的邮件直接加上星标,每天虽然有大量邮件冲击我的Gmail,但我感觉我处理邮件的时间并不太多。
  • 2007/8/11 12:33:56   支持(5)反对(4) 回复
  • 13.petcon


  • 这里多了一个逗号

    你的老板或者ISP可能已经购买了相应的软件,不过如果你使用的是自己的邮件系统,,那么你需要一个垃圾邮件过滤工具以帮助你尽可能减少不需要的电子邮件。
  • 2007/8/10 21:48:47   支持(3)反对(3) 回复
  • 14.williamlong
  • 刚才有个江西南昌的骂人评论已经删除,你不喜欢Google可以不来我这里,没必要骂人。
  • 2007/8/10 22:01:15   支持(8)反对(8) 回复
  • 16.WILLIAM.16
  • 亲爱的GOOGLE啊……
    有时会遇到一点小问题,想看的去了垃圾邮件里面了。
  • 2007/8/10 22:58:48   支持(5)反对(5) 回复
  • 17.我也路过
  • 不小心路过。。。
    请见量。
  • 2008/10/30 12:16:07   支持(4)反对(4) 回复
  • 18.emillias
  • 随着职位的变化,现在每天处理邮件是件很重要,但也很繁琐的任务,确实需要合理的规划一下电子邮件的时间管理了。
  • 2007/8/11 6:30:16   支持(2)反对(3) 回复
  • 19.petcon


  • 那个二楼骂人的么?

    貌似删的很快啊。。都没有看到。。于是我的3楼变成2楼哈哈哈哈
  • 2007/8/11 9:54:41   支持(5)反对(6) 回复
  • 20.听你的故事blog
  • 我用的是google的,非常的好,只要不公布地址到网络上,一点广告都没有,就连google自己的广告都没有。这个163是做不到的。163经常给用户发垃圾的广告邮件!
  • 2007/11/4 11:55:08   支持(4)反对(5) 回复
  • 21.半夏
  • 月光你好
    我刚到深圳不太清楚深圳各银行信用卡的利弊
    之前看到你发的一篇文章有说信用卡 
    似乎很了解~~所以想问问 
    有空就说说吧 
  • 2007/8/11 9:41:12   支持(4)反对(6) 回复
  • 22.mmj
  • 似乎不错。嘿嘿。还是使用Google的邮件服务。
    http://my95588.blogspot.com
  • 2008/10/5 17:15:13   支持(4)反对(6) 回复

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