青青子衿, 悠悠我心, 但为君故, 沉吟至今
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企业邮件沟通技巧

  电子邮件有很多用途,用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等,但是作为工作场合的业务沟通,电子邮件提供了很多的便利,同时也带来了很多风险。在所有的沟通方式中,电子邮件是最难控制的,最容易达到你不想传递的对象。如何在企业里使用好邮件,相信也是大家经常感到比较困惑的问题,下面是我们企业和部门内部规范的一些邮件沟通技巧,相信这些技巧对于其他企业也同样适用。

  一、邮件格式

  1、邮件一定要注明标题,很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外,邮件标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。

  2、如果不是经常交流的对象,记得写邮件抬头称呼对方,以示礼貌,并引起主要收件人的关注。

  3、收件人尽量用中文姓名全称,避免只显示个人邮箱帐号。

  二、哪些事情需要发送邮件

  1、正式工作报告;

  2、难以简单用口头表达说明清楚的事项;

  3、知识推荐和信息传递;

  4、没有见面交流条件的其他交流内容;

  总结:可以用口头交流解决的,尽量不使用邮件。

  三、邮件发送对象

  1、寻求跨门支持的邮件,一般主送给寻求支持的人,抄送给他的直接上级;同时抄送本部门的直接上级;这样往往可以获得支持部门的更好的支持;

  2、项目通报类的邮件,主送给项目小组成员,抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导;

  3、工作计划的发送对象,经理人的工作计划主送工作计划的下达对象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性,部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达,特殊情况可以根据需要处理。

  选择邮件发送对象的时候避免以下现象

  1、在对外沟通中,非重要的一般性的沟通,避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理;

  2、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人,用见面直接交流代替。

  3、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员,特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。

  四、邮件沟通支持

  1、如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问,可以向直接上级寻求沟通支持;

  2、如果在沟通中发生意见分歧,沟通双方首先应换位思考,尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧;

  3、充分发挥个人的主动性,避免将一般性的沟通工作交给上级去做(这样降低了沟通效率);

  五、邮件内容

  1、如果带有附件,尽量在邮件正文对附件内容进行总结,避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项;

  2、控制邮件正文字数,确保邮件正文层次清晰、内容明确,避免长篇大论。

  六、沟通确认和反馈

  1、对重要沟通事项,在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注;

  2、重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间;

  3、如果重要邮件发出去后石沉大海,不一定是对方不重视,尝试再次提醒;

  每个人都会遇到沟通无效的情况,没有有效的沟通,很多工作将寸步难行,希望以上分享可以让大家沟通更轻松,工作更上一层楼!也欢迎大家分享个人的工作沟通体会。



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  本文地址:http://www.williamlong.info/archives/1755.html
  • 文章排行:
  • 2.潇洒
  • 这篇写得不错…… 等有空再细读。先顶以示支持~
  • 2009/4/8 11:04:15   支持(9)反对(4) 回复
  • 3.日光博客
  • 向你这么正规的发邮件第一次看见
  • 2009/4/5 23:24:33   支持(12)反对(8) 回复
  • 4.FXYeah
  • 总结:可以用口头交流解决的,尽量不使用邮件。:)

    中国人喜欢当面交流
  • 2009/4/6 9:08:26   支持(11)反对(8) 回复
  • 5.Scofield
  • 这篇文章很受用。谢谢。
  • 2009/4/6 11:20:23   支持(12)反对(9) 回复
  • 8.abnerfan
  • 我每天都会用邮件,不过现在还只是在学校里用,还没有到公司!学习一下如何高效使用这个重要的工具还是很有必要的!
  • 2009/4/5 21:03:22   支持(11)反对(9) 回复
  • 9.哼哈哈坛子
  • 邮件就是我的工作...
    一天下来至少要发送30份邮件....
  • 2009/4/10 22:03:26   支持(9)反对(7) 回复
  • 11.清风无影
  • 看来电话还是不能缺少啊,如果不是像黑霉的push mail的话,我每次发重要邮件之后,都会电话提醒的。
  • 2009/4/5 23:40:57   支持(12)反对(11) 回复
  • 12.ares
  • 邮件营销用的好的话也有很大的帮助的
  • 2009/4/6 13:24:20   支持(9)反对(8) 回复
  • 15.我想想
  • 很好,我学习了,收藏中。以前我发邮件,主题都不写,发给别人出现“无主题”,现在想想,真是可笑。呵呵
  • 2009/4/6 16:34:12   支持(15)反对(15) 回复
  • 16.教育
  • 网易的邮箱就不错,最近QQ的也有发展的苗头,就是稳定性还不够
  • 2009/4/7 8:52:26   支持(10)反对(10) 回复
  • 20.慕容不是
  • 关于第二点,我觉得恰恰相反,即便是可以口头沟通的也尽量用邮件沟通,企业邮件也是商业邮件,最好保留证据,不要让你的主管说我明明给你说了什么,你却没有做。
  • 2009/4/6 18:42:26   支持(8)反对(9) 回复
  • 21.沈蚊
  • 以前在某门户学到一招:收件人按大小个排……
  • 2009/4/7 14:34:07   支持(9)反对(10) 回复
  • 24.新鲜
  • 企业邮件在公司里的确很重要 今天又细致的学习了
  • 2009/4/6 8:54:01   支持(8)反对(10) 回复
  • 26.浏览博客
  • 金融危机下互联网恰好又缺乏话题,也没个“叉叉门”!!
  • 2009/4/6 11:26:57   支持(10)反对(12) 回复
  • 28.三脚猫
  • 现在虽然QQ与MSN流行,但仍有邮箱不可取代的一席之地。
  • 2009/4/5 22:02:22   支持(9)反对(12) 回复
  • 29.fantizi
  • 个人邮件! 建设使用google mail!没有垃圾邮件!
  • 2009/4/5 23:02:23   支持(6)反对(9) 回复
  • 30.流星
  • 1,重要邮件发送的时候,如果是使用outlook,可以使用标记以及阅读收条,从而更好更快判断对方是否阅读了邮件,以便后续对尚未阅读邮件的人进行提醒;
    2,如果是和紧急工作有关的邮件,一定要醒目标明要求对方在具体什么时间点之前回复或者给予结果。同时邮件也要对方必须回复邮件已确认其已阅读并认可;
    3,如果是回复某人邮件的方式撰写新邮件并抄送,请切记抄送的相关人,是否应该要看到原始回复的邮件。尤其是本部门内部沟通的一些来回往复的邮件,最终要抄送结果到其他部门时,注意之前的往复邮件中是否有不适宜外传的内容(之前公司的某部门总监抄送时,就将部门内部的一些龌龊操作手段一并抄送了,直接变成笑谈);
    4,如果使用outlook,根据你的工作交流的程度,设置好自动收取邮件,至少能及时看到最新的邮件;
    5,只要跨部门出去的邮件,一定要记得抄送给自己的直属领导,你总要让老大知道你在做什么,也好在关键时刻来救你;
    6,小心、谨慎、认真,写完了不要冲动的点发送,好好检查下邮件,从发送人邮箱到抄送人邮箱,抄送的各位领导的前后顺序,邮件的称呼,正文的内容、错别字,事情的描述清晰程度,附件是否添加。宁可多花5分钟检查,也比邮件发出去却发现有遗漏有错误又要补一封邮件来得好。
  • 2009/4/5 23:28:36   支持(6)反对(10) 回复
  • 33.潇洒
  • - -; 看到楼上居然有个 “日光博客”....
    囧...敢情跟这里是一个白天一个黑夜啊....
  • 2009/4/8 11:06:20   支持(7)反对(11) 回复
  • 34.小本商人
  • 其实邮件怎么写也很是一门学问哦,这篇主要是说怎么发的,能不能再写一篇怎么撰写邮件的,月光?
  • 2009/4/6 19:42:54   支持(7)反对(12) 回复
  • 35.pig
  • 我只用发邮件不带尾巴的邮箱。国内的邮箱除了QQ,都带尾巴。国外的Gmail最好。
  • 2009/4/7 21:58:55   支持(10)反对(27) 回复

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