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使用Google进行时间管理

  本文主要讲的是工作方法的一个重要内容—“时间管理”,并且介绍了一个使用Google个性化主页来进行时间管理的简易方法。前一阵我们公司的相关时间管理的培训给了我很大启发,促使我将这个好观念介绍给更多的人,同时结合我自己使用的Google工具来实现时间管理的方法,如果你想改善自己的工作效率,那么请继续往下看。

  时间管理的理论知识我就不介绍了,市场上关于这方面的书非常多,相关的培训也很多。简而言之,时间管理是就是如何更有效地安排自己的工作计划,掌握重点,合理有效地利用工作时间,其本质是管理个人,是自我的一种管理。时间管理的方法是通过良好的计划来完成的。

  时间“规划”

  提高工作效率最关键的部分是规划。规划你自己的工作计划和过程,充分利用有限的时间,这是高效完成自己工作的有效方法。

  时间规划一般分为长期规划和短期规划,一般可以在年初制定本年计划,月初制定月计划,周一制定周计划。每天的工作计划一般也可以预先制定,但是由于工作内容的复杂性以及临时随机任务,每天的计划会非常难以管理。

  时间规划的难点是一天时间的规划和分类,一天一共24小时,除了上班时间外就是个人业余时间,上班时间的工作一般是一些日常工作或者临时任务,而业余时间则是思维期,一些事情可以吃饭睡觉都在想,这些事情一般不是紧急事情,往往思考累计到一定阶段就可以水到渠成,轻松完成。下面我们主要讲讲工作时间的事务细分。

  时间“四象限”法

  时间“四象限”法是目前很时髦的一种时间管理理论,我参加的培训主要讲的就是这方面的内容。“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)、既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)。

  重要紧急的事马上做,例如处理客户投诉、处理服务器故障等突发性问题,尽量以最短最快的时间内完成这些事情。

  其次是做重要而不紧急的事,这一类的事情影响深远,例如学习新知识、新技能等,这类事情的效益是中长期的,科维提出的时间管理理论的的重点是把主要的精力和时间集中地放在处理重要但不紧急的工作上

  紧急但不重要的事,要学会说“”。一个人的时间和精力是有限的,对于自己不重要的事情,能不做就不做,想办法将事情推脱给其它部门,拒绝或推脱工作要讲究技巧,不要直截了当,要委婉,用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。一个人只有学会说“不”,他才会得到真正的自由。当然这并不等于推卸责任,如果确实需要自己来完成,那么就使用最短的时间完成这些工作。

  对于不重要也不紧急的事,尽量不去做。如果确实需要做,那么要严格限定时间,比如写博客,限定一个小时,时间一到就立刻停止写作,千万不要被无聊的人和无关重要的事缠住。

  因此,只要我们把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,合理安排时间,我们就能做到自己的长远规划,工作效率就会大幅提升,一段时间过后,等待你的就会是升职和加薪。

  利用“Google个性化主页”进行时间管理

  时间管理需要一个简单而有效的工具来实现,通过我对于Google在工作上的一些应用后发现,Google的个性化主页就可以完成时间管理。

  我们需要的时间管理工具必须是基于网络的服务,因为我们上班和家庭使用的不是一台电脑,但我们需要看到同一个服务界面,通过Google帐户登录Google的个性化主页就可以实现这个功能。

  首先使用一个Google帐号登录个性化主页,将页面上默认的内容全部删除,然后点击“为本页添加更多内容”,搜索添加“天气”,“便条纸”,“书签”,“待办事项”,然后把地址栏的zh-CN修改为en后找“Google Calendar”添加。这里最重要的一项是“待办事项”,请添加3个待办事项,分别命名为“重要事务”、“不重要事务”和“业余思考”,其中前两个是工作时间处理的事务,在工作时间,每当接到一个新任务,都要按照“四象限”法将其分为重要且紧急,重要不紧急,不重要且紧急,不重要不紧急,添加一个新项目后,将其级别调整为“高”则代表“紧急”,调整为“低”则代表“不紧急”,这时候我们看到的“Google个性化主页”应该是如下图的界面,这就是我们的网络工作平台。

使用Google进行时间管理

  左边的“Google Calendar”可以用来写年计划、月计划、周计划等,中间的部分是当天的日工作计划,右边是一些杂项栏目,查看天气情况用来安排出行,便条纸可以用来记录“临时事情”,书签用来记录临时看到的网址。

  在中间的当天工作计划中,优先处理上面的重要事务,其次是下面的不重要事务,要善于对“不重要事务”说“不”。

  这个工作平台是网络平台,在公司和家中都可以看到同一个界面,是一个简单有效的时间管理工具。当然我们应该清楚,Google只是一个工具,不要指望Google能主动改变你的工作效率,关键在于个人,个人的观念能否转变,计划能否坚持。合理规划自己的工作,充分合理地利用每个可利用的时间,实现高效地工作就不是一件难事。

  最后,本文介绍的Google时间管理工具是一个较为简单的工具,如果你有什么更好更高效的工具,欢迎介绍给我们。

  参考文献:如何提高你的工作效率 

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  1. 1
    Kola   说道:
    [WAP]很有用的工具,但不管工具有多有用,最主要的事情还是在于人的主观能动性啊
    支持(19反对(10回复
  1. 2
    lanshe   说道:
    一直在用google的个性化主页,不错的说.

    live个性化主页似乎也可以实现这个功能.
    支持(9反对(3回复
  1. 3
    afeiyu   说道:
    英文版的待办事项(To-Do list)和中文版的不一样啊??
    支持(10反对(5回复
  1. 4
    heavenwing   说道:
    在中文的个性化主页添加日历,只有通过地址来添加
    http://www.google.com/ig/modules/calendar.xml
    支持(9反对(4回复
  1. 5
    williamlong   说道:
    网易转载我的文章至少还保留原文出处和链接,你们电脑爱好者直接将作者和出处删除,以你们自己的名义发布,你们这种行为已经超出了转载的界限了。
    支持(8反对(3回复
  1. 6
    八度   说道:
    这个是不错,我现在还是用outlook舒服。微软的东西一直也很喜欢。
    支持(8反对(3回复
  1. 7
    陈少举   说道:
    我觉得 ToDoList 是很不错的任务管理工具. :P
    支持(13反对(9回复
  1. 8
    lichzy   说道:
    问一下,我怎么在个性化主页中添加两个相同的项目
    支持(11反对(7回复
  1. 9
    Coffee   说道:
    不管新方法旧方法,适合自己的才是好方法。正在学习使用中……
    支持(7反对(3回复
  1. 10
    SEA   说道:
    THANK YOU
    支持(8反对(4回复
  1. 11
    williamlong   说道:
    添加两个相同的项目方法是,先搜索,添加一个,再次搜索,再添加一个即可。
    支持(10反对(7回复
  1. 呵呵,这篇文章我想转到blog里推荐給更多的朋友
    我会一直关注你的blog的
    支持(12反对(9回复
  1. 13
    williamlong   说道:
    Cradish你好,我的Blog用的是Z-blog 1.5,自己对其进行了一些修改,wordpress其实有很多好看的模版的插件的,虽然有些对中文支持不好,你多学学CSS自己修改一下吧。
    支持(7反对(4回复
  1. 14
    subejectjohn   说道:
    重复添加”待办事项“遇到34楼同样问题,再搜索则搜索不到,麻烦楼主能不能详细告诉操作过程?或者我们使用的是不同版本或页面?
    非常感谢!
    支持(8反对(5回复
  1. 15
    niceroom   说道:
    待办事项怎么改名字阿,我看你的界面可以将“待办事项”改为“重要事项”。我在界面上点击左右键都改不了,请帮忙。
    支持(9反对(6回复
  1. 16
    华晨兴   说道:
    好东西,学习了.
    支持(7反对(4回复
  1. 17
    流芒阿辉博客   说道:
    不错,很实用
    支持(9反对(6回复
  1. 18
    williamlong   说道:
    “待办事项”就是中文版本的ToDoList。
    支持(12反对(10回复
  1. 19
    fuxutian   说道:
    时间真是重要呀

    提高效率现在体会到了这个重要性了
    支持(12反对(10回复
  1. 20
    wkcow   说道:
    个人管理相当不错,但团队协作的日程管理还是要sap,至少是OA的行事历来管理。
    支持(7反对(5回复
  1. 21
    betaver   说道:
    如何在ig中添加Google Calendar?我找不到
    支持(8反对(6回复
  1. 22
    colorout   说道:
    日程需要登录Google Calendar才能添加,目前Google自定义页面的确没有中文版的Google Calendar我也不知道为什么。
    支持(6反对(4回复
  1. 23
    Zx.MYS   说道:
    好文章!我把阅读这篇文章放到我的GOOGLE“待办事项”里了^_^
    支持(6反对(4回复
  1. 24
    FFF   说道:
    试了一下还不错
    支持(9反对(7回复
  1. 25
    冬季   说道:
    已经添加了日历中日程的朋友请帮帮忙,我依旧添加不上可以用来写年计划、月计划和周计划的子项啊,先谢谢了!
    支持(6反对(4回复
  1. 26
    我找找看   说道:
    要学会说“不”。一个人的时间和精力是有限的,对于自己不重要的事情,能不做就不做,想办法将事情推脱给其它部门,拒绝或推脱工作要讲究技巧,不要直截了当,要委婉,用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。一个人只有学会说“不”,他才会得到真正的自由。当然这并不等于推卸责任,如果确实需要自己来完成,那么就使用最短的时间完成这些工作。
    支持(8反对(6回复
  1. 27
    我找找看   说道:
    一个人的时间和精力是有限的,对于自己不重要的事情,能不做就不做,想办法将事情推脱给其它部门,拒绝或推脱工作要讲究技巧,不要直截了当,要委婉,用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。一个人只有学会说“不”,他才会得到真正的自由。当然这并不等于推卸责任,如果确实需要自己来完成,那么就使用最短的时间完成这些工作。
    支持(9反对(7回复
  1. 28
    dzl   说道:
    中文版没有你说的这些东东啊!
    支持(8反对(6回复
  1. 29
      说道:
    顶啊~~~~~~~~~~~~
    支持(8反对(6回复
  1. 30
    Mostar   说道:
    现在g.cn没有这些应用了!只有在英文站才能实现嘛?
    支持(7反对(5回复
  1. 31
    征稿   说道:
    你好,我是西安欧亚学院校刊《表达与思考》的编辑,可否收录您的这篇文章?
    支持(7反对(5回复
  1. 32
    kankan   说道:
    说实在的
    Google的产品都很实用的
    很方便生活
    支持(7反对(6回复
  1. 33
    1   说道:
    都是关于GOOGLE的 晕了
    支持(8反对(7回复
  1. 34
    betaver   说道:
    谢 没仔细看文章...
    支持(6反对(5回复
  1. 35
    小猪快跑   说道:
    在你这里可以学到东西啊呵呵,支持。
    支持(7反对(6回复
  1. 36
    afeiyu   说道:
    待办事项如何添加中文的?我看你截图后面两个是中文的版本
    支持(4反对(3回复
  1. 37
    luckyl   说道:
    确实是个好东西。
    支持(7反对(6回复
  1. 38
    Lieo   说道:
    你可真小气,连转载都不让。
    我的一个文章已经不知道被多少个网站转载了。(>=50)
    支持(6反对(5回复
  1. 39
    Alisa   说道:
    这个很好,我也想试试,不知怎样下载个性化主页
    支持(6反对(5回复
  1. 40
    百变公主   说道:
    真的可以说不吗
    支持(8反对(7回复
  1. 41
    啊三   说道:
    我也许会学会使用他的
    支持(6反对(5回复
  1. 42
    touch   说道:
    都是关于GOOGLE的 晕了
    支持(8反对(7回复
  1. 43
    On   说道:
    Bo主是忠实的Googlefans
    支持(8反对(7回复
  1. 44
    37计   说道:
    网络上有很多这样的时间,工作管理软件.不过自定意google也非常不错.简单方便.
    支持(5反对(4回复
  1. 45
    cnchina   说道:
    # 66.niceroom
    #
    # 待办事项怎么改名字阿,我看你的界面可以将“待办事项”改为“重要事项”。我在界面上点击左右键都改不了,请帮忙。

    我一直用的是英文版本,不知道中文是怎么弄的。英文版本上是这样,在这个gadget的右上角有个三角箭头,第一个选项就是Edit settings,点下去就有修改title的地方,保存后就好了。

    另外关于如何添加多个To-do List的问题,也得到了一个经验。
    1。应该到http://www.google.com/ig/directory?q=to-do+list&root=%2Fig&dpos=top&url=www.google.com/ig/modules/todo.xml 这一页添加。刷新页面后又可以再行添加。
    2。如果添加后只显示一个,请检查首页的目录Content,是否已经有多个To-do List。这里点击其中一个,更改标题title为其它名字,则又会有新的To-do List显示出来。
    3。想在其它tab中加入gadget的话,应该在网址任意一个&前加入&igtab=“tab名称”。

    另外williamlong你的文章很有用,我按格式转载于hi.baidu.com/cnchina/blog/item/d57043a95fe105fa1f17a260.html。因为百度空间没有track-back功能,特此标明。
    支持(8反对(7回复
  1. 46
    suercool   说道:
    写的不错,一会就去试试。
    支持(8反对(8回复
  1. 47
    Cradish   说道:
    我今天又来了
    希望能够得到月光博主的帮助^_^
    支持(6反对(6回复
  1. 48
    fdfd   说道:
    如何在ig中添加Google Calendar?我找不到
    支持(6反对(6回复
  1. 49
    Peter   说道:
    回头有空试下,这个移动的notebook.先前一直用的是Wall Calender, 因为在同一台电脑上做事,倒也能对付过来.
    支持(7反对(7回复
  1. 50
    williamlong   说道:
    betaver,请先使用文章中的方法修改地址栏,在英文的添加界面中才能找到Google Calendar。
    支持(6反对(6回复
  1. 51
    vital   说道:
    日历添加成功了,但是日程添加不成功?
    支持(6反对(6回复
  1. 52
    顶34楼   说道:
    我有同样问题 请达人指教
    支持(6反对(6回复
  1. 53
    williamlong   说道:
    “待办事项”添加完成后,退出,再搜索“待办事项”,就可以再添加一个。然后再添加第三个。
    支持(8反对(8回复
  1. 54
    evean   说道:
    关于添对多个“待办事项”的问题,可以这样解决。
    很多人都说了,是搜索,但搜索关键字汉语“待办事项”是搜不到的。
    于是经过我多次尝试之后,想到可能是由于google对中文版的问题。
    我们需要搜索英文链接。我回查了一下,“待办事项”的英文名为“to do list”
    搜索这不行,换了“list”也不行,再换“to”这回搜到了。

    最后发现“待办事项”的链接为http://www.google.com/ig/modules/todo.xml

    因此,我们可以搜索“todo”,重复搜索,重复添加,想添多少个就添多少个。
    其它的项目也类似,大家也可以这个找一下。
    支持(5反对(5回复
  1. 55
    xibulong   说道:
    最后发现“待办事项”的链接为http://www.google.com/ig/modules/todo.xml
    找到英文的Google Calendar发一些地址呀,象上面一样。改en没有机会呀,地址栏不出现 zh-CN!
    支持(7反对(7回复
  1. 56
    星云一点   说道:
    利用GOOGLE来管理时间 不错 用GOOGLE用得很透彻
    支持(9反对(9回复
  1. 57
    木吉他   说道:
    学到很多做事做人的道理,这是我来月光博客的一个原因!
    支持(10反对(10回复
  1. 58
    abbyshang   说道:
    写的很好,一会儿试一下,呵呵!感谢分享 :}
    支持(9反对(9回复
  1. 59
    wordba   说道:
    厉害厉害~~~~~~~~~~~
    支持(4反对(4回复
  1. 60
    感恩的心   说道:
    你的想法太开放了,这也想的到
    支持(6反对(6回复
  1. 61
    马靴   说道:
    就是不一样,说的很不错,怎么我没想到
    支持(6反对(6回复
  1. 62
    asher   说道:
    我现在在哪里上网都是先上GOOGLE的个性主页。不知道为什么百度跟YAHOO就没有做这个服务呢?
    支持(8反对(9回复
  1. 63
    硫酸铜   说道:
    现在有中文版的Google Calendar,为什么不能添加中文版的Google Calendar呢?
    支持(6反对(7回复
  1. 64
    Peter   说道:
    今天试了一下,在“待办事项"这个地方卡住了。最原始的只有1个分类“To do list",对不?后来我不知道怎么弄的,添加了一个分类,可等我再准备添加一个分类的时候,却怎么也找不到上哪儿怎么添加了。
    William能告诉我一下吗?谢谢!
    支持(8反对(9回复
  1. 65
    51jj   说道:
    “待办事项”加不了3个,加了1个再进添加界面就没有“待办事项”的选项了,盼高人指点。
    支持(7反对(8回复
  1. 66
    Goooooo   说道:
    关于添对多个“待办事项”的问题,可以这样解决。
    很多人都说了,是搜索,但搜索关键字汉语“待办事项”是搜不到的。
    于是经过我多次尝试之后,想到可能是由于google对中文版的问题。
    我们需要搜索英文链接。我回查了一下,“待办事项”的英文名为“to do list”
    搜索这不行,换了“list”也不行,再换“to”这回搜到了。

    最后发现“待办事项”的链接为http://www.google.com/ig/modules/todo.xml

    因此,我们可以搜索“todo”,重复搜索,重复添加,想添多少个就添多少个。
    其它的项目也类似,大家也可以这个找一下。
    ++++++++++++++++
    搜索 待办事项 可以搜到
    支持(7反对(8回复
  1. 67
    辉月使   说道:
    请问楼主为什么我登陆我的帐户以后转到个性化主页时转到http://www.google.com/ig这里的标签内容都是英文的,而没有转到http://www.google.com/ig?hl=zh-CN,请楼主帮助,谢谢
    支持(6反对(7回复
  1. 68
    Liangent   说道:
    电脑爱好者200703第46页中北京的Crazy发表的文章提到了这个方法,最后面写了一句“撰写本文参考了月光博客(https://www.williamlong.info/)的资料,特此感谢”...
    PS:底下“◎版权声明:本文可以任意转载,转载时请务必以超链接形式标明文章原始出处和作者。”?
    支持(5反对(6回复
  1. 69
    outlook   说道:
    用outlook 又方便又快还综合了邮件收发功能。
    支持(6反对(7回复
  1. 70
    来了   说道:
    看到什么叫博客了
    支持(6反对(7回复
  1. 71
    TOM   说道:
    月光是个很深入看道理的人啊,每天都来拜读了
    支持(7反对(8回复
  1. 72
    辉月使   说道:
    真是太好了,有没有记录日记的功能
    支持(5反对(7回复
  1. 73
    williamlong   说道:
    请注意,电脑爱好者的同名文章是抄袭我的文章,里面的截图用的都是我的截图,其中截图的“Google个性化主页”中登录用户也为我的个人信箱。
    支持(6反对(8回复
  1. 74
    TEC   说道:
    好奇,我又来了
    支持(7反对(9回复
  1. 75
    如何管理时间   说道:
    很好的方法,有用学习了
    支持(4反对(6回复
  1. 76
    青春励志   说道:
    路过,看到了,
    支持(6反对(8回复
  1. 77
    visc   说道:
    good!
    支持(4反对(7回复
  1. 78
    williamlong   说道:
    日程需要登录Google Calendar才能添加,目前Google自定义页面的确没有中文版的Google Calendar,我也不知道为什么。
    支持(6反对(9回复
  1. 79
    subjectjohn   说道:
    已经摸索成功,关键是要在英文版本中继续搜索和添加,中文版只能添加一个.可以按照楼主文章中讲的,先将网址改为"en",然后搜索和添加,谢谢!
    支持(4反对(7回复
  1. 80
    Eazen   说道:
    哈哈,和我的办法不谋而合
    不过建议大家千万别在igoogle定制页面上放Google Reader娱乐新闻定制等容易走神的东西.
    支持(4反对(7回复
  1. 81
    totooo   说道:
    谁还有更好的时间管理工具?
    支持(5反对(9回复
  1. 82
    matthew   说道:
    请问我如何在主页中加入我自己喜欢的网站呢?谢谢!
    支持(6反对(10回复
  1. 83
    Peter   说道:
    已经找到方法了,谢谢!
    支持(5反对(9回复
  1. 84
    lengbaiyi   说道:
    不好意思,我以为第一次没有发上去。

    BTW:其实四象限法挺老套的,实用性不高。俺正在看《Get it down》,感觉不错。建议月光有时间也看看吧,网上有下载的。
    支持(6反对(10回复
  1. 85
    lenovolabs   说道:
    关于时间管理,一个问题就是有时候我们会有很多待定的事情要办,但什么时候办往往不能早早确定,这样的事情又容易忘记,另外一个问题就是当你确定了一些日程后,往往计划赶不上变化,临时取消,但以后还得做,类似这些问题,市面上的各种时间管理软件都不能很好的解决,lenovolabs的在线时间管理给出了一个尝试,欢迎试用,并给出您的宝贵意见和建议,谢谢!
    支持(5反对(9回复
  1. 86
    tobd   说道:
    不错哦!
    支持(4反对(8回复
  1. 87
    静夜如水   说道:
    Peel Away Ads 赠送剥页广告代码
    支持(7反对(11回复
  1. 88
    坦程   说道:
    这个方法不错
    支持(3反对(7回复
  1. 89
    4345534   说道:
    好象很复杂!。。看得头都乱了
    支持(5反对(10回复
  1. 90
    小资女人   说道:
    不错,你的日IP多少呀
    支持(7反对(12回复
  1. 91
    code39   说道:
    使用过,挺不错的
    支持(5反对(10回复
  1. 92
    mimi   说道:
    很好很强大很拜读
    支持(3反对(9回复
  1. 93
    路过   说道:
    google 的这个功能会不会造成公司机密的泄密?
    支持(3反对(10回复
  1. 94
    gps   说道:
    “待办事项”就是中文版本的ToDoList。
    支持(3反对(10回复

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