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企业邮件沟通技巧

  电子邮件有很多用途,用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等,但是作为工作场合的业务沟通,电子邮件提供了很多的便利,同时也带来了很多风险。在所有的沟通方式中,电子邮件是最难控制的,最容易达到你不想传递的对象。如何在企业里使用好邮件,相信也是大家经常感到比较困惑的问题,下面是我们企业和部门内部规范的一些邮件沟通技巧,相信这些技巧对于其他企业也同样适用。

  一、邮件格式

  1、邮件一定要注明标题,很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外,邮件标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。

  2、如果不是经常交流的对象,记得写邮件抬头称呼对方,以示礼貌,并引起主要收件人的关注。

  3、收件人尽量用中文姓名全称,避免只显示个人邮箱帐号。

  二、哪些事情需要发送邮件

  1、正式工作报告;

  2、难以简单用口头表达说明清楚的事项;

  3、知识推荐和信息传递;

  4、没有见面交流条件的其他交流内容;

  总结:可以用口头交流解决的,尽量不使用邮件。

  三、邮件发送对象

  1、寻求跨门支持的邮件,一般主送给寻求支持的人,抄送给他的直接上级;同时抄送本部门的直接上级;这样往往可以获得支持部门的更好的支持;

  2、项目通报类的邮件,主送给项目小组成员,抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导;

  3、工作计划的发送对象,经理人的工作计划主送工作计划的下达对象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性,部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达,特殊情况可以根据需要处理。

  选择邮件发送对象的时候避免以下现象

  1、在对外沟通中,非重要的一般性的沟通,避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理;

  2、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人,用见面直接交流代替。

  3、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员,特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。

  四、邮件沟通支持

  1、如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问,可以向直接上级寻求沟通支持;

  2、如果在沟通中发生意见分歧,沟通双方首先应换位思考,尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧;

  3、充分发挥个人的主动性,避免将一般性的沟通工作交给上级去做(这样降低了沟通效率);

  五、邮件内容

  1、如果带有附件,尽量在邮件正文对附件内容进行总结,避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项;

  2、控制邮件正文字数,确保邮件正文层次清晰、内容明确,避免长篇大论。

  六、沟通确认和反馈

  1、对重要沟通事项,在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注;

  2、重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间;

  3、如果重要邮件发出去后石沉大海,不一定是对方不重视,尝试再次提醒;

  每个人都会遇到沟通无效的情况,没有有效的沟通,很多工作将寸步难行,希望以上分享可以让大家沟通更轻松,工作更上一层楼!也欢迎大家分享个人的工作沟通体会。

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  1. 1
    沥水倾杉   说道:
    邮件用途很大
    支持(27反对(10回复
  1. 2
    潇洒   说道:
    这篇写得不错…… 等有空再细读。先顶以示支持~
    支持(9反对(4回复
  1. 3
    日光博客   说道:
    向你这么正规的发邮件第一次看见
    支持(12反对(8回复
  1. 4
    FXYeah   说道:
    总结:可以用口头交流解决的,尽量不使用邮件。:)

    中国人喜欢当面交流
    支持(11反对(8回复
  1. 5
    Scofield   说道:
    这篇文章很受用。谢谢。
    支持(12反对(9回复
  1. 6
    Meng   说道:
    邮箱现在用的越来越少了
    支持(9反对(6回复
  1. 7
    LEELUBY   说道:
    努力呀
    加油
    支持(6反对(3回复
  1. 8
    abnerfan   说道:
    我每天都会用邮件,不过现在还只是在学校里用,还没有到公司!学习一下如何高效使用这个重要的工具还是很有必要的!
    支持(11反对(9回复
  1. 9
    哼哈哈坛子   说道:
    邮件就是我的工作...
    一天下来至少要发送30份邮件....
    支持(9反对(7回复
  1. 10
    abnerfan   说道:
    沙发!so fast
    支持(10反对(9回复
  1. 11
    清风无影   说道:
    看来电话还是不能缺少啊,如果不是像黑霉的push mail的话,我每次发重要邮件之后,都会电话提醒的。
    支持(12反对(11回复
  1. 12
    ares   说道:
    邮件营销用的好的话也有很大的帮助的
    支持(9反对(8回复
  1. 13
    长风   说道:
    精细化营销,用心到每一处
    支持(8反对(7回复
  1. 14
    xioubin   说道:
    国内的邮箱也不能用啊。
    支持(9反对(9回复
  1. 15
    我想想   说道:
    很好,我学习了,收藏中。以前我发邮件,主题都不写,发给别人出现“无主题”,现在想想,真是可笑。呵呵
    支持(15反对(15回复
  1. 16
    教育   说道:
    网易的邮箱就不错,最近QQ的也有发展的苗头,就是稳定性还不够
    支持(10反对(10回复
  1. 17
    小刘   说道:
    写的真好啊,长知识了
    支持(5反对(5回复
  1. 18
    乐者为王   说道:
    来晚了,没位置了,^_^
    支持(8反对(9回复
  1. 19
    姬良   说道:
    邮件营销,很好很强大
    支持(7反对(8回复
  1. 20
    慕容不是   说道:
    关于第二点,我觉得恰恰相反,即便是可以口头沟通的也尽量用邮件沟通,企业邮件也是商业邮件,最好保留证据,不要让你的主管说我明明给你说了什么,你却没有做。
    支持(8反对(9回复
  1. 21
    沈蚊   说道:
    以前在某门户学到一招:收件人按大小个排……
    支持(9反对(10回复
  1. 22
    owens   说道:
    很有道理,深有同感
    支持(12反对(13回复
  1. 23
    z   说道:
    很好很强大
    又坐上板凳了
    支持(9反对(11回复
  1. 24
    新鲜   说道:
    企业邮件在公司里的确很重要 今天又细致的学习了
    支持(8反对(10回复
  1. 25
    grnnet   说道:
    为什么国内邮箱不能用啊
    支持(10反对(12回复
  1. 26
    浏览博客   说道:
    金融危机下互联网恰好又缺乏话题,也没个“叉叉门”!!
    支持(10反对(12回复
  1. 27
    卡淡   说道:
    谢谢你呢,说得很有道理
    支持(5反对(7回复
  1. 28
    三脚猫   说道:
    现在虽然QQ与MSN流行,但仍有邮箱不可取代的一席之地。
    支持(9反对(12回复
  1. 29
    fantizi   说道:
    个人邮件! 建设使用google mail!没有垃圾邮件!
    支持(6反对(9回复
  1. 30
    流星   说道:
    1,重要邮件发送的时候,如果是使用outlook,可以使用标记以及阅读收条,从而更好更快判断对方是否阅读了邮件,以便后续对尚未阅读邮件的人进行提醒;
    2,如果是和紧急工作有关的邮件,一定要醒目标明要求对方在具体什么时间点之前回复或者给予结果。同时邮件也要对方必须回复邮件已确认其已阅读并认可;
    3,如果是回复某人邮件的方式撰写新邮件并抄送,请切记抄送的相关人,是否应该要看到原始回复的邮件。尤其是本部门内部沟通的一些来回往复的邮件,最终要抄送结果到其他部门时,注意之前的往复邮件中是否有不适宜外传的内容(之前公司的某部门总监抄送时,就将部门内部的一些龌龊操作手段一并抄送了,直接变成笑谈);
    4,如果使用outlook,根据你的工作交流的程度,设置好自动收取邮件,至少能及时看到最新的邮件;
    5,只要跨部门出去的邮件,一定要记得抄送给自己的直属领导,你总要让老大知道你在做什么,也好在关键时刻来救你;
    6,小心、谨慎、认真,写完了不要冲动的点发送,好好检查下邮件,从发送人邮箱到抄送人邮箱,抄送的各位领导的前后顺序,邮件的称呼,正文的内容、错别字,事情的描述清晰程度,附件是否添加。宁可多花5分钟检查,也比邮件发出去却发现有遗漏有错误又要补一封邮件来得好。
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  1. 31
    来啦   说道:
    这个当老板在看
    支持(6反对(10回复
  1. 32
    iac0088   说道:
    谢谢博主分享!!
    支持(7反对(11回复
  1. 33
    潇洒   说道:
    - -; 看到楼上居然有个 “日光博客”....
    囧...敢情跟这里是一个白天一个黑夜啊....
    支持(7反对(11回复
  1. 34
    小本商人   说道:
    其实邮件怎么写也很是一门学问哦,这篇主要是说怎么发的,能不能再写一篇怎么撰写邮件的,月光?
    支持(7反对(12回复
  1. 35
    pig   说道:
    我只用发邮件不带尾巴的邮箱。国内的邮箱除了QQ,都带尾巴。国外的Gmail最好。
    支持(10反对(27回复

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